Affärsetisk policy

I Adapts verksamhet förväntas samtliga medarbetare agera ansvarsfullt och etiskt. Denna policy med tillhörande riktlinjer ger information och vägledning om hur medarbetare ska agera när det gäller affärsetiska frågor.

Anti-korruption

Adapt tolererar inte någon form av eller något uttryck för korruption.

Medarbetare får inte ge, utlova, erbjuda, begära eller ta emot ersättning eller förmåner som strider mot tillämplig lagstiftning, god affärssed eller som kan påverka, eller uppfattas påverka, objektiviteten i beslut. All hantering av gåvor, representation och andra förmåner ska präglas av öppenhet, måttfullhet och ansvarstagande. En anställd kan ta emot en gåva från en extern part, som en kund eller leverantör/partner och som är av engångskaraktär och inte överskrider 450kr [rekommenderad beloppsgräns för muta]. En anställd får aldrig ta emot pengar eller någon form av provision eller ”kick-back”, oavsett belopp.

Risk för korruption kan också finnas när andra personer eller företag agerar för Adapts räkning. Medarbetare ska därför vidta särskilda kontroll- och försiktighetsåtgärder inför och under samarbete med underleverantörer och partners.

Konkurrens

Medarbetare får inte delta i några former av överenskommelser, kontakter eller åtgärder med syfte eller resultat att hindra, begränsa eller snedvrida konkurrens. Medarbetare ska sköta kontakter med konkurrenter med respekt och försiktighet samt på ett sätt som säkerställer en god affärsetik och att konkurrensregler följs. Är man osäker på generella eller specifika konkurrensregler är man skyldig att ta reda på vad som gäller.

Marknadsföring

Medarbetare ska presentera Adapts produkter och tjänster på ett korrekt och rättvisande sätt . All marknadsföring ska utformas på ett ansvarsfullt, relevant och sanningsenligt sätt och ske i enlighet med tillämpliga regler, god marknadsföringssed och lagstiftning, inte minst regler som avser person- och dataskydd (främst GDPR).

Intressekonflikter

Medarbetare ska undvika sammanhang där egna, anhörigas eller vänners intressen kan riskera att stå i konflikt med vad som är bäst för Adapt. Privata intressen och externa verksamheter får inte påverka eller kunna uppfattas påverka en medarbetarnas omdöme eller agerande när hen utför sitt arbete för Adapt.

När en risk för intressekonflikt finns, eller kan misstänkas, ska närmaste chef informeras och ansvara för att lämpliga åtgärder vidtas. Är det en ledningsperson och/eller ägare det handlar om skall bolagets styrelseordförande rådfrågas. Om intressekonflikt misstänks föreligga får den berörde medarbetaren inte vara involverad i eller fatta beslut i ärendet för Adapts räkning.

Hantering av information

Information om Adapts verksamhet ska alltid hanteras med gott omdöme och försiktighet.

Information som är affärskritisk, värdefull eller känslig för Adapt ska betraktas som konfidentiell. Vid utbyte med extern part, i synnerhet en leverantör eller partner, bör alltid ett sekretessavtal ingås.

Hantering av personuppgifter

Adapts behandling av personuppgifter ska ske med beaktande av skyddet för den personliga integriteten och i enlighet med tillämplig lag. Behandling får endast ske om det finns ett uttryckligt angivet ändamål och laglig grund för behandlingen. All form av personuppgifts-behandling ska följa relevant och nödvändig lagstiftning och regelverk, så som GDPR.

Skatt och penningtvätt

Adapt ska följa gällande lagar och regler avseende skatt och åtgärder mot penningtvätt. Medarbetare får inte acceptera, stödja eller underlätta skatteöverträdelser och penningtvätt.

Omständigheter som ska ses som varningssignaler är om motparten föreslår att betalningar ska ske kontant eller med användning av ovanlig valuta, om förslaget på affärsuppgörelse framstår som omotiverad eller överdrivet komplex eller om önskemål framförs om att involvera länder som saknar koppling till affären. I samtliga fall där tveksamhet råder eller om motparten inte vill överlämna komplett information, ska alltid bolagets styrelse konsulteras för beslut eller för att kunna vidta åtgärder.

Vid tveksamheter

Om någon form av tveksamhet uppstår i samband med en affär eller ett uppdrag som kan misstänkas beröra eller hota Adapt affärsetik ska försiktighetsprincipen tillämpas och bolagets ledning och/eller styrelse konsulteras. En medarbetare, oavsett position, som agerar på egen hand vid en tveksamhet kan bli personligt ansvarig för försummelse.

Det är varje bolagschefs ansvar att säkerställa och kvalitetssäkra arbetet. Bolagets styrelse har ett särskilt ansvar att bevaka att Adapts affärsetik håller en hög och jämn nivå och att det efterlevs och utvecklas på ett bra sätt.